Det enskilt vanligaste praktiska problemet vid OVK i hyresfastigheter är inte tekniskt. Det är låsta dörrar. En funktionskontrollant som inte kommer in i lägenheterna kan inte mäta flöden vid donen, inte kontrollera köksfläktar och inte bedöma om systemet fungerar som avsett. Resultatet blir anmärkning, återbesök och en extra faktura. Med rätt avisering går det att undvika.
Varför tillträde är obligatoriskt
Vid återkommande besiktning ska kontrollanten kontrollera att ventilationssystemet fungerar som avsett och att det inte innehåller föroreningar som kan spridas i byggnaden (PBF 5 kap. 3 §). Enligt Boverkets allmänna råd mäts luftflöden först som totalflöden och sedan som delflöden i huvudkanaler och vid don – och donen sitter i lägenheterna. Kontrollanten gör också okulär kontroll av don och kanaler och letar efter motordrivna köksfläktar på gemensamma kanaler.
Utan tillträde kan systemet inte bedömas i sin helhet. "Ej tillträde till lägenheter" finns med bland de vanliga anmärkningarna i branschens sammanställningar, och det drabbar fastigheten som helhet: protokollet blir inte rent förrän de saknade lägenheterna är besiktigade.
Hyresgästens skyldighet
Hyresgäster är skyldiga att ge tillträde för nödvändig tillsyn av lägenheten, och OVK är en sådan tillsyn. Kravet förutsätter att hyresvärden aviserar i god tid. En hyresgäst som inte kan vara hemma ska erbjudas alternativ – annan tid, eller att lämna nyckel.
En avisering som fungerar
Erfarenheten från flerbostadshus i Haninge pekar på några enkla regler:
Tidpunkt. Avisera 1–2 veckor innan. Kortare tid ger fler frånvarande; längre tid glöms bort.
Kanaler. Brev i brevlådan och anslag i trapphuset, kompletterat med e-post eller sms där fastighetsägaren har kontaktuppgifter. Skriv på lätt svenska och, i områden där det behövs, på fler språk.
Innehåll. Aviseringen bör ange:
- datum och tidsintervall,
- att besiktningen är lagstadgad (OVK, obligatorisk ventilationskontroll),
- vad kontrollanten behöver komma åt: don i kök och badrum, spiskåpa, eventuellt aggregat i lägenheten,
- att möbler och skåp framför don bör flyttas,
- att köksfläkt med motor på gemensam kanal kommer att noteras,
- hur hyresgästen bokar annan tid eller lämnar nyckel,
- att tillträde är obligatoriskt och att återbesök annars krävs.
Nyckelhantering. Erbjud att hyresgästen lämnar nyckel hos förvaltaren eller i nyckelskåp mot kvittens. Många fastighetsägare i Haninge löser det via bovärden.
Påminnelse. Ett sms dagen innan minskar bortfallet påtagligt.
När det ändå inte går
Vissa lägenheter blir alltid obesiktigade vid första tillfället. Då gäller:
- Kontrollanten noterar lägenheten som ej besiktigad i protokollet.
- Fastighetsägaren aviserar ett återbesök – gärna redan i första aviseringen, som "reservdag".
- Återbesöket debiteras normalt 800–1 500 kr per tillfälle. Uppskattning – exakt pris i offert.
- Vägrar hyresgästen fortfarande kan hyresvärden i sista hand behöva gå rättsliga vägen; OVK-protokollet dokumenterar att tillträde begärts.
Om återbesökskostnaden kan föras vidare till en hyresgäst som utan skäl vägrat tillträde beror på hyresavtalet – gentemot kommunen är det alltid ägaren som svarar för att besiktningen genomförs.
Bostäder och lokaler samtidigt
I fastigheter med lokaler i bottenplan gäller samma sak för lokalhyresgästen, med två skillnader: lokalen har ofta eget FTX-aggregat med 3-årsintervall, och hyresavtalet kan lägga skötsel på hyresgästen. Ansvaret för att OVK görs ligger ändå hos ägaren. Läs Bostäder och lokaler i samma hus.
Efter besiktningen
Kontrollanten skickar protokollet till stadsbyggnadsnämnden i Haninge via bygglovsenheten och lämnar ett exemplar till ägaren. Intyget anslås i trapphuset (PBF 5 kap. 6 §). Hyresgästerna har rätt att ta del av protokollet – ett anslag om var det finns att läsa sparar frågor.
Sammanfattning
- Tillträde är obligatoriskt; utan det kan systemet inte bedömas.
- Avisera 1–2 veckor innan, i flera kanaler, med tydlig information och nyckelalternativ.
- Planera en reservdag redan från början.
- Återbesök kostar 800–1 500 kr; kostnaden bärs av ägaren om inte avtalet säger annat.
Grundreglerna för hyresvärdar finns i Hyresvärdens OVK-ansvar i Haninge.